オンライン秘書|ともえ@オンライン秘書【ガーデニア】 ともえ@オンライン秘書【ガーデニア】
個人起業家の事務局代行&英語を使用した秘書 英文対応・事務代行
40代前半 /女性 /関西、京都、大阪、(2か月月に1回程度であれば東京での対応可能)
プロフィール

はじめまして、ともえと申します。

【経歴】
・私立大学大学院独語独文学専攻 修士課程 修了
・2005年~
 ①日系・外資系法律特許事務所にて、英語・ドイツ語の特許翻訳・知財翻訳
 ②日系建設会社で海外出張等のある役員秘書
 ③法務系アウトソーシング会社にて 英語翻訳・コーディネーター業務
・2012年~ 複業としてWebマーケティングやSNS運用など
 インターネットビジネス全般を学び個人事業主としてコンテンツビジネス
 (サイト運営、スクール事業)で収益を得ている。

【資格】
・TOEIC945
・ドイツ語上級(Zentrale Oberstufenpruefung ZOP CEFR C2)
・Microsoft Office Excel 2019 Expert (MOS上級)
・知的財産管理技能検定3級
・知財翻訳検定日英2級

【現在の業務内容】

①会社員のキャリアは約20年。
 法律事務所、建設会社、法務系アウトソーシング会社で
 英語・ドイツ語を使った秘書・事務・翻訳業務
 顧客対応やコーディネート業務。

②2012年からは、①に加え、
 主にWordpressを使用した公告収入ビジネスと、
 インターネットを使ったコンテンツビジネスを行う。

今後は、①と②のスキルを活用して
ビジネスサポーター事業を行いたいと思います。

【性格】
ウェルスダイナミクスでは、「ロード」と「メカニック」
表に立つより一歩引いたところから全体を見て
必要な仕組みや動きを考えることが得意なタイプです。
無駄な動きを排して最小で最大の効果を得る「扇の要」を作ることを心がけています。

【可能な業務】
①秘書・事務業務全般、特に英語を使用した業務全般
②インターネットビジネスをされている個人起業家~中小法人様の裏方業務全般

お申込みフォーム作成
システムの初期設定
セミナー受付対応
LINEやメールでの問い合わせ対応
入金確認
セミナー・懇親会の会場予約
参加者一覧作成
予約スケジュール管理
ブログ告知記事の予約投稿、各種SNSでの展開投稿
掲載スケジュールの更新
記事下に現在の募集情報を追記
感想記事の作成
出張手配(ホテル・飛行機)
簡単な画像やバナー作成
翻訳・通訳(英語、ドイツ語)

使用可ツールについては別途お問い合わせ下さい。
触ったことのないものも使いながら慣れていきます。

【稼働時間】
平日:AM900-1700, PM800-1000
土日の対応:事前のお打ち合わせにより可能な場合あり

【その他】
※適格事業者としての登録済み

資格
MOS資格 英語検定 TOEIC
TOEIC945
キャリア

日系最大手特許法律事務所で機械工学分野の日・英・ドイツ語特許翻訳 2005年 04月 ~ 2007年 04月
ドイツ系特許法律事務所の関連会社での機械工学・化学分野のドイツ語・英語・日本語の特許知財翻訳 2007年 05月 ~ 2011年 11月
地方の土木建設専門商社の海外事業部のグループ秘書兼出張同行スタッフ 2012年 02月 ~ 2019年 02月
知財バックオフィス業務のアウトソーシング会社の英語・ドイツ語チームの翻訳事業部サブリーダー 2019年 02月 ~ 2023年 12月

お仕事できる日数/時間
日数 4日(可)
時間 1日あたり 3時間(可)
曜日 月 火 水 木 金
現状ステータス
条件により可能
募集中 秘書プラン

タスク管理・スケジュール管理プラン (業務巻き取り不要、管理のみ)※初月

ともえ@オンライン秘書【ガーデニア】
40代前半/ 女性/ 個人起業家の事務局代行&英語を使用した秘書 英文対応・事務代行
タスク管理・スケジュール管理プラン (業務巻き取り不要、管理のみ

プラン内容

★本プランは、初月の最も重みのある作業量・システム化/ルール化の料金で価格を設定しています。
次月以降プラン料金がダウンすることが多いです★

【ゴール】
日々の業務に追われてつい後回しにされがちな「将来事業を推進するための行動・業務・学び」のために淡々と時間を使えるように、システムの力を使ってタスク管理を行う。

【概要】
1.秘書が現状お持ちのタスクをヒアリングしながら細分化し、仕分ける
 ①やらないと重要な損失が生じる業務(優先度高・重要度高)
 ②自分の将来に向けて備えになる業務(優先度低・重要度高)
 ③日々行うべきルーチン・ノンコア業務(優先度高・重要度高)
 ④場合によってはなくせる業務(優先度低・重要度低)
単発のタスクベースのものと、プロジェクトベースのものを分類する。

2.上記のうち、事業主様に①と②に集中してもらうために、
  秘書が、①と③に関しては、Google ToDoおよびChatworkを利用して
  タスク管理(リマインド)をお送りする。
  システムを使って抜けもれのリスクを防ぐために、共有のGoogleカレンダーにタスクをバックアップ
  秘書が伴走しながら定期的に完了タスクを確認。
  ※上記は標準仕様です。
   ご希望に応じて、Google、メール、TimeTree等お好きなものをカスタマイズ可能。

3.1週間ごとの定期的なミーティングまたは随時チャット等を使って軌道修正

4.秘書が、可能であれば①の一部と③の自動化のご提案をさせていただく。
  また、事業主様が④に使う時間を定期的に見直して減らしていけるよう整理をご提案する。

5.1か月後、事業主様の①と③のタスク管理が自動化され、
 ④に使う時間を減らすor可視化してやめられる準備が整い、
 ②に使う時間が自動的にスケジュールの中に確保されている状態になる。

【日程】
1.初回ヒアリング(1時間程度)
 現状の認識共有
 今後の方向性のすりあわせ
 タスクのリマインド・管理方法の決定
 コミュニケーション、使用ツールの決定

●初回ヒアリングまでに事業主様にご準備いただくこと:
現状の業務やタスクのメモなどできるだけ状況のわかる資料

初回ヒアリングから7日以内:
秘書が初回ヒアリング後に書き出したタスクをマトリックスの①~④に分類
確認いただいた後、まず、秘書が①の業務のタスク管理処理を設定。

2.8~14日:
8日目:
簡単な打ち合わせまたはチャット等での連絡、方向性の確認
その後、秘書が①に加え③の業務のタスク管理処理を設定。
事業主様は、日々の生活の中で④をやっていないか洗い出して書き出す

14日目の終わり:
事業主様が書き出した④の内容を秘書に提出いただく

3.15日~21日
①と③のタスク管理設定が問題ないか、ルーチンに落とし込めているかをテスト
15日目:
簡単な打ち合わせまたはチャット等での連絡、方向性の確認
①と③のタスク管理設定が問題ないか、ルーチンに落とし込めているかをチェック

21日目の終わり:
事業主様が書き出した②の内容を秘書に提出いただく

4.22日~28日
①と③のタスク管理設定が問題ないか、ルーチンに落とし込めているかをテスト
22日目:
簡単な打ち合わせまたはチャット等での連絡、方向性の確認
②のための時間を増やし、④に使う時間を削減するために
②に使う時間をスケジュールに組み込む

28日目の終わり:
事業主様より秘書に対して全体的なフィードバックをいただき、
今後のタスク管理プランについて継続するかどうかご判断いただく

【留意点】
※調整は3日を想定
もし、上記日程のどこかで調整やお休みが必要な場合のために3日間のバッファを作り、適宜充当します。
たとえば、提案したプランのすり合わせが必要になりましたら、検討の日程としていただきます。
調整中の3日間も、こちらでタスク管理を走らせることができるよう自動化をすすめます。

全行程:31日間


報酬形式/金額

受注形式 単発を希望
報酬形式 固定報酬
報酬金額 44,000円

お仕事ができる日数/時間

日数 5日(可)
時間 1日あたり 1時間(可)
曜日 月 火 水 木 金

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時間報酬:1,000円/時間
週 5日 /1日あたり2時間 対応可
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週 5日 /1日あたり2時間 対応可
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週 1日 /1日あたり1時間 対応可
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