秘書プロフィール

はじめまして。プロフィールをご覧いただき、ありがとうございます。

正確な事務処理と、相手の立場に立った先回りのサポートを大切にしているオンラインアシスタントです。

これまで、図書館司書、信用金庫での業務、営業事務を経験し、現在はオンライン事務として受発注業務やチャットでの顧客対応を担当しております。

営業事務として約3年間、契約関連書類や社内提出書類の作成・修正、データ入力、資料整理など、正確性と丁寧さが求められる業務に携わってきました。
月に約1,000件の書類を扱う中で、記載内容や形式に不備がないか、相手にとって分かりやすい状態になっているかまで確認することを心がけてきました。

また、日々の業務を通じて、現場スタッフの書類提出が遅滞している原因の一つが、既存のExcel書式の使いづらさにあることに気づき、書式の再設計に取り組んだ経験があります。
Excelの関数を活用して入力項目を減らすとともに、Excelに詳しくない方でも迷わず使えるよう、入力のしやすさや分かりやすさを意識して書式を一から作り直しました。
さらに、新しい書式を円滑に活用できるよう、現場スタッフ向けのExcel講習会も開催。
参加者全員の進捗を確認し、分からないまま取り残される方がいないよう、一人ひとりの理解度に配慮しながら進めました。
その結果、書類提出のスピードが大きく向上し、それまで発生していた提出遅滞を解消することができました。
この経験を通じて、目の前の業務をこなすだけでなく、問題の原因を見極め、実際に業務を行う方の立場に立って改善策を考え、周囲と協力しながら仕組みを整えることの大切さを学びました。

私の強みは、依頼された業務を正確に完了させることに加え、相手の状況を考え、次に必要になることまで意識して行動できることです。

業務を進める中で小さな不便や改善できそうな点に気づいた際には、情報の整理方法や資料の見せ方、作業手順などを工夫し、よりスムーズに進められる方法を考えてきました。
また、認識の相違や確認漏れを防ぐため、曖昧な点をそのままにせず、必要な確認や報告を丁寧に行うことも大切にしています。

オンラインでの業務においても、チャットやメールを通じたこまめな情報共有を心がけ、相手が安心して業務を任せられる関係づくりを目指しています。

【対応可能な業務】
・ オンライン秘書・オンライン事務
・ 受発注業務、データ入力、情報管理
・ 契約関連書類・各種資料の作成、チェック、修正
・ メール・チャットでの顧客対応、社内外との連絡調整
・ スケジュール調整、日程管理、リサーチ
・ 資料や業務フローの整理、業務改善のサポート

【使用経験のあるツール】
・Word
・Excel
・PowerPoint
・Googleドキュメント
・Googleスプレッドシート
・Google Drive
・Gmail
・Slack
・Chatwork
・Notion
など

これまでの経験を通じて、目の前の業務を一つひとつ丁寧に進めることはもちろん、周囲の方が本来注力したい仕事に集中できるよう、裏側から支えることにやりがいを感じてきました。

今後は、依頼された業務をこなすだけの関係ではなく、業務の進め方や大切にされていることを理解し、少しずつ信頼関係を築きながら、長期的なパートナーとして事業を支えていきたいと考えています。

まだ経験のない業務についても、必要なことを自ら調べ、確認しながら着実に習得してまいります。

「安心して任せられる」「相談すると仕事が進めやすくなる」と感じていただける存在を目指し、誠実に取り組んでまいります。

どうぞよろしくお願いいたします。