正確な事務処理と、ひとつ先を考える気配りで。事業を支えるオンライン秘書

日々の事務作業から、業務の進捗管理、情報整理、業務改善まで。
正確な事務処理を土台に、依頼者様の立場に立った工夫や先回りの対応を大切にし、安心して業務をお任せいただけるオンライン秘書を目指しています。

単に依頼された作業をこなすだけでなく、業務全体の流れを理解し、よりスムーズに進めるための工夫を重ねながら、長期的なパートナーとして事業運営をサポートいたします。

1. 対応可能な業務

【一般事務・営業事務】
・データ入力・データ整理・各種資料の作成、修正
・契約書類・社内提出書類などの作成補助、管理
・顧客情報・営業リストの更新、管理
・受発注業務、注文情報の確認・管理
・書類のチェック、情報の照合、提出状況の確認
・スプレッドシートやExcelを使用した情報管理

【秘書・業務サポート】
・メール・チャットでの連絡、問い合わせへの一次対応
・社内外の関係者との連絡・日程調整
・タスクの整理、進捗状況の確認
・マニュアルや業務手順書の作成・整理
・情報収集、リサーチ、情報の取りまとめ
・ChatGPTを活用した文章作成や情報整理の補助
・業務改善・運用サポート
・既存の業務フローや管理表の見直し
・Excel・スプレッドシートの書式改善
・入力や確認の負担を減らすための仕組みづくり
・業務手順の整理、マニュアル化
・作業の抜け漏れ防止に向けたチェック方法の工夫

※具体的な業務内容や使用ツール、対応範囲については、ご依頼内容に応じて事前にご相談させていただきます。

2. 使用可能なツール
Google ドキュメント、スプレッドシート、Google ドライブ
Microsoft Office： Excel、Word
コミュニケーション： Gmail、Chatwork、Slack
その他： Notion

業務内容に応じてツールを使い分け、情報を整理しながら、正確で効率的な業務遂行を心がけています。

3. これまでの経歴
金融機関での勤務を経て、営業事務を中心に約3年間、事務業務に携わってきました。
営業事務では、契約関連書類や社内提出書類の作成・確認、データ入力、資料整理など、月約1,000件の書類を扱う業務を経験。正確性と処理漏れの防止を意識しながら、営業担当者や現場スタッフが本来の業務に集中できるよう、事務面からサポートしてきました。
また、現在はオンライン事務として、受発注業務やチャットを通じた顧客対応を担当しています。テキストでの円滑なコミュニケーションや、相手に伝わりやすい文章での対応を大切にしています。

これまでの経験を通じて培った事務処理能力と業務改善の視点を活かし、オンライン環境でも安心してお任せいただけるサポートを提供いたします。

4. 私の強み
① 正確性を大切にした事務処理
日々の事務業務では、入力や書類の確認を一つひとつ丁寧に行い、漏れがないか最後まで確認することを大切にしています。大量の書類を扱う業務でも、正確性を保ちながら着実に処理を進めてきました。

② 相手の立場に立った工夫と業務改善
以前、現場スタッフの書類提出が遅れがちになっていた際、Excelの入力書式そのものに原因があると考え、関数を活用して入力項目を減らし、Excelに不慣れな方でも使いやすい形式へと改善しました。
あわせて操作説明や進捗確認を行った結果、書類提出のスピードが向上し、提出の遅延解消につながりました。
この経験から、目の前の作業をこなすだけでなく、相手が困っていることや業務が滞る原因を考え、よりよい方法を工夫する姿勢を大切にしています。

③ こまめな報告・連絡・相談

オンラインでの業務では、進捗や対応状況が見えにくくなることもあるため、こまめな報告・連絡・相談を心がけています。不明点は自分で調べ、状況を整理したうえで確認し、認識のずれや対応漏れを防ぎます。

④ 長期的な信頼関係を築く姿勢
一度きりの作業ではなく、継続的に業務をお任せいただけるパートナーを目指しています。依頼者様の考えや業務の背景を理解し、日々の細かな対応を大切にしながら、安心して本来の業務に集中できる環境づくりをサポートいたします。

「正確に処理する」ことを土台に、「相手の立場に立って考える」ことを忘れず、依頼者様にとって何が必要かを考えながら行動することを大切にしています。

日々の小さな業務にも丁寧に向き合い、気づいたことを工夫や改善につなげながら、事業の成長を支える長期的なパートナーとして貢献してまいります。